Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Van Linschoten Tandartsen

Van Linschotenlaan 1 – 2 hoog

1212 ES Hilversum

Telefoon: 035 – 542 57 78

E-mail: info@vanlinschotentandartsen.nl

KvK-nummer: 52981363

Van Linschoten Tandartsen is verwerkingsverantwoordelijke volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

2.1 Via de website

Wanneer u onze website bezoekt of gebruikt, verwerken wij:

• Gegevens via de afspraakmodule (naam, e-mailadres, telefoonnummer, reden van afspraak)
• Gegevens die u invult via onze formulieren voor kwaliteits- en tevredenheidsonderzoeken
• Technische gegevens via Matomo Analytics, geanonimiseerd (zoals paginaweergaven, browser, apparaat, tijdstip — zonder IP-adres of user tracking)

2.2 In onze praktijk (offline)

Hoewel deze verklaring zich richt op de website, verwerken wij in onze praktijk ook persoonsgegevens zoals:

• Naam, adres, geboortedatum
• Medische gegevens (patiëntendossier)
• Verzekeringsgegevens

Deze verwerkingen vallen onder wettelijke verplichtingen uit de WGBO en aanvullende zorgwetgeving.

3. Voor welke doelen gebruiken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijke en gerechtvaardigde doelen:

3.1 Via de website

• Afspraken plannen via het afspraakformulier en het Exquise-iframe
• Uitvoeren van kwaliteits- en tevredenheidsonderzoeken
• Verbeteren van onze website door gebruik van geanonimiseerde website-statistieken (Matomo)

3.2 Binnen de praktijk

• Het leveren van tandheelkundige zorg
• Het maken en beheren van uw medisch dossier
• Bewaken van kwaliteit en continuïteit van zorg
• Declaraties naar zorgverzekeraars

4. Rechtsgrond van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• Toestemming (bijvoorbeeld wanneer u vrijwillig een formulier invult op de website)
• Uitvoering van een overeenkomst (bij het maken van een afspraak)
• Wettelijke verplichting (zoals de bewaarplicht van het medisch dossier)
• Gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld:
  • Beveiliging van onze website
  • Verbetering van onze dienstverlening

Medische gegevens verwerken wij conform de WGBO en beroepsgeheim.

5. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor uw behandeling of voor het uitvoeren van administratieve verplichtingen.

Wij delen gegevens met:

• Zorgverzekeraars (voor declaraties)
• Tandtechnische laboratoria (bij vervaardiging van hulpmiddelen)
• Doorverwijzende of behandelend specialisten (bijv. kaakchirurgen)
• Softwareleveranciers, waaronder:
  • Vertimart (Exquise) – patiëntendossier en afspraken
  • LaPosta – voor verzending van nieuwsbrieven (indien u zich heeft aangemeld)

Let op:

De hostingleverancier van de website (Xel) ontvangt geen persoonsgegevens, behalve wat technisch noodzakelijk is voor beveiliging en hosting.

Wij verkopen nooit persoonsgegevens aan derden.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is.

• Medisch dossier: verplicht 20 jaar (WGBO)
• Websiteformuliergegevens: maximaal 1 jaar, tenzij de informatie onderdeel wordt van uw medisch dossier
• Nieuwsbriefgegevens (LaPosta): totdat u zich uitschrijft
• Analyticsdata (Matomo): anoniem en niet herleidbaar tot personen

7. Cookies en websiteanalyse

Wij gebruiken uitsluitend functionele cookies en geanonimiseerde statistische cookies via Matomo.

• Er worden geen trackende cookies geplaatst
• IP-adressen worden geanonimiseerd
• Er vindt geen datadeling met derden plaats

U hoeft hiervoor geen cookie-banner te accepteren volgens de huidige AVG-richtlijnen.

8. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals:

• Versleutelde verbindingen (SSL)
• Strenge toegangsrechten binnen Exquise en Microsoft 365/Google Workspace
• Regelmatige beveiligingsupdates
• Beveiligde hosting bij Xel
• Logging van toegang tot medische dossiers

9. Uw rechten

U heeft het recht om:

• uw gegevens in te zien
• uw gegevens te laten corrigeren
• uw gegevens te laten verwijderen (waar dit wettelijk mag)
• bezwaar te maken tegen verwerking
• eerder gegeven toestemming in te trekken
• uw gegevens over te dragen (dataportabiliteit)

Verzoeken kunt u sturen naar: info@vanlinschotentandartsen.nl

U ontvangt binnen één maand reactie.

10. Functionaris Gegevensbescherming (FG)

Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen met onze (beoogde) FG:

P.H. Verhaar

E-mail: info@vanlinschotentandartsen.nl

Zodra de FG definitief is aangewezen, wordt deze privacyverklaring bijgewerkt.

11. Toezichthouder

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw privacy omgaan?

Dan kunt u een klacht indienen bij de:

Autoriteit Persoonsgegevens

www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

12. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer dat nodig is. De laatste versie vindt u altijd op onze website.